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Gastos deducibles de autónomos
En primer lugar: ¿de qué hablamos cuando hablamos de gastos deducibles de autónomos en España? En el caso de los gastos deducibles, deducir es restar a los ingresos los gastos que el autónomo tiene para poder hacer su trabajo. De esta forma, la cantidad de ingresos se rebaja y el autónomo paga menos impuestos al considerar que ha ganado menos.
Esto, que parece muy obvio, luego no lo es tanto y no saber qué gastos se pueden deducir o cómo hacerlo correctamente pueden tener un gran impacto en nuestro resultado fiscal. De hecho se estima que:
- Los autónomos que no se deducen todos los gastos deducibles pagan cada año hasta 4.000€ más en impuestos de los que en realidad deberían pagar.
- Los autónomos que se deducen más gastos de los que deberían o que lo hacen de forma incorrecta corren el riesgo de sufrir multas e inspecciones de la Agencia Tributaria.
¿Qué son los gastos fiscalmente deducibles?
Los gastos deducibles de autónomos en España son gastos que un autónomo realiza para desarrollar su actividad y que Hacienda permite contabilizar en las declaraciones del IVA o la renta para que pague menos impuestos.
Deben estar registrados en tu contabilidad y Hacienda puede pedirte que los justifiques.
Es importante saber a qué nos referimos con el concepto “Gasto”: Cuando un autónomo paga por un producto o servicio que le permite hacer su trabajo, lo más común es que pague por una base imponible + IVA. La base imponible es el precio real (sin nada de impuestos ni otros importes añadidos) de los productos o servicios que el autónomo compra para poder realizar su trabajo, y el importe que se podrá deducir.
El otro importe de la factura, el IVA, también se podrá deducir, y se hará trimestralmente en el modelo 303 de IVA. Este proceso no se considera un gasto, sino que funciona como una recaudación de impuestos por parte del Estado. Por eso, no debemos confundir el gasto deducible (la base imponible) con el impuesto (IVA) porque, aunque sean parte de la misma factura y, como autónomo, puedes ahorrar dinero por ambas partes, se declaran en sitios diferentes.
Para poder desgravar correctamente un gasto tendremos que cumplir 3 requisitos:
1. Un gasto es deducible cuando es necesario y exclusivo para el desarrollo de la actividad como autónomo. Hay que tener cuidado con interpretar muy ampliamente lo que es “necesario y exclusivo”. En este sentido, Hacienda determina que un gasto es deducible cuando es necesario para poder realizar la actividad profesional y el producto o servicio adquiridos sólo se pueden utilizar para el desarrollo de la actividad. (Ojo, porque si tienes dudas sobre si realmente necesitas ese gasto para tu actividad, probablemente sea porque no es un gasto ni necesario ni exclusivo).
2. Un gasto es deducible cuando está correctamente registrado en los libros contables.
3. Un gasto es deducible cuando está justificado con una factura (o en algunos casos puede ser suficiente con un ticket). La regla de los gastos deducibles nos dice que, para desgravar un gasto, debemos conservar una factura que demuestre la compra realizada.
La factura puede ser una factura completa o simplificada, pero siempre tiene que tener estos datos como mínimo:
Número de factura
Fecha de emisión de la factura
Datos del proveedor y del receptor: nombre, DNI y dirección fiscal (Factura nominativa)
Descripción del bien o servicio adquirido
Precio del bien o servicio adquirido libre de impuestos (base imponible)
Porcentaje de IVA aplicado
Gastos deducibles sin factura
Hay gastos que nunca vienen acompañados de una factura, como sucede con las cuotas mensuales de la seguridad social, las de colegios profesionales, seguros, y algunos gastos bancarios.
En otras ocasiones, simplemente resulta muy difícil o imposible pedir la factura del servicio, como suele pasar con los gastos de transporte, como los gastos de metro, tren, autobús,etc.
En estos casos, debes conservar al menos un ticket o recibo que justifique el pago realizado. De esta manera podrás deducir el gasto para pagar menos IRPF, pero ten en cuenta que, siempre que no tengas una factura del gasto, el IVA no lo podrás recuperar.
¿Dónde se deducen los gastos?
Todos los gastos deducibles van en el IRPF, es decir, que cuando toque presentar la declaración de la renta y comuniques a Hacienda tus ingresos anuales para pagar IRPF, podrás deducir ahí todos los gastos de autónomo del ejercicio, haciendo que el total de beneficios disminuya y con él, tu impuesto a pagar.
Los gastos deducibles de autónomos se incluyen en la declaración anual de la renta (entre abril y junio), y presentarla es un requisito para casi todos los autónomos. Dependiendo de su profesión, hay algunos tipos de autónomos que tienen que presentar sus gastos deducibles cada trimestre a través del modelo 130 y, luego, volverlos a incluir en la declaración de la renta.
¿Qué pasa si el gasto que quiero deducir no está completamente relacionado con la actividad?
Para deducir un gasto tiene que estar afecto o relacionado con tu actividad económica. Si no se puede justificar que el gasto es totalmente afecto a la actividad, no es posible deducirlo. Hacienda mira con lupa estas deducciones de los autónomos, y normalmente, barre para casa. Si en ocasiones es difícil justificar gastos que realmente son profesionales, si encima no están totalmente relacionados es prácticamente imposible que te los acepten.
Gastos deducibles de Autónomos
La cuota mensual de autónomos que se paga a la Seguridad Social.
Al ser un gasto obligatorio y una contribución, no tendrás que pagar IRPF por ella y podrás descontar esta cuota de tus ingresos anuales. Los autónomos colegiados, en lugar de pagar esta cuota a la Seguridad Social, pueden pagarla a una mutua y seguir declarando el pago como un gasto de autónomo deducible.
El alquiler del local donde realizas tu actividad.
Si tienes un local alquilado como oficina, almacén o punto de venta, podrás deducirte este coste en su totalidad, siempre y cuando el contrato esté a tu nombre y hayas informado a Hacienda previamente en tu alta censal (Modelo 036)El IBI, tasa de basura, y comunidad de propietarios
En el caso del IBI y la comunidad, si estás de alquiler, este gasto normalmente le corresponde al propietario del local o arrendador. Sin embargo, la tasa de basura casi siempre le corresponde al inquilino, ya que este es quien la genera y, por tanto, quien la suele pagar. En el caso de que desarrolles tu actividad en tu vivienda habitual, sólo podrás deducir estos gastos en el porcentaje correspondiente al espacio dedicado a tu actividad. En este punto merece la pena detenerse para explicar qué significa afectar la vivienda habitual a la actividad económica: Para poder deducirte los gastos de casa, es necesario que en el momento de darte de alta en Hacienda hayas indicado la dirección de la casa en la que vives y cuántos metros cuadrados de la misma destinas a la actividad empresarial o profesional. Por ejemplo, si pusiste que destinabas 25 m2 a la actividad y tu casa tiene 100m2, significa que tienes afecta a tu actividad económica el 25% de la superficie del inmueble. De esta manera, le dices a Hacienda que una parte de la casa, en este caso el 75%, corresponde a vivienda y otra, en este caso el 25%, la utilizas para tu actividad económica. Este porcentaje lo vamos a aplicar a muchos de los gastos deducibles.
Los gastos por suministros (facturas de luz, calefacción, agua…de tu casa).
Antes de la reforma fiscal de 2018 Hacienda no admitía la deducibilidad de ningún suministro salvo que se hubieran instalado contadores separados. Actualmente, tampoco podrás deducir todo lo que pagues, porque obviamente también vives en esa casa y gastas luz y agua en momentos en los que no estás trabajando. Básicamente, lo que se hace es calcular cuántos metros cuadrados de tu casa dedicas al trabajo y, sobre ello Hacienda sólo permite que te deduzcas un 30% del gasto por suministros. Eso sí, tendrás que haber indicado a Hacienda el domicilio de este suministro, y necesitarás que la factura esté a tu nombre. Y muy importante: este 30% se aplica sobre el porcentaje de metros cuadrados usados exclusivamente para tu actividad. Es decir, si para la actividad utilizas una habitación que es el 20% de la vivienda, los gastos deducibles por suministros serían del 30% sobre ese 20%. Eso sí, hablamos siempre de la base imponible (sin el IVA) por lo que realmente al final después de tantos cálculos la cantidad a deducir es mínima.Teléfono e Internet
El teléfono fijo y la conexión a internet instalada en tu oficina o local comercial son gastos deducibles. Si trabajas desde casa, deberías abrir líneas nuevas y exclusivas para el desarrollo de tu actividad para poder deducir estos gastos en su totalidad. Si quieres mantener un mismo número y una misma conexión para el uso personal y el profesional no podrás deducirte nada.
Las compras de materiales o materias primas.
Los que estén directa o indirectamente relacionados con tu trabajo son completamente deducibles y se conocen como “consumos de explotación”. Por ejemplo, un pintor puede comprar pintura (un producto directamente relacionado con su trabajo) o puede comprar una estantería para su almacén (un producto que no usa para pintar paredes en sí pero que le ayuda a tener sus herramientas de trabajo bien organizadas). ¡Ojo! Estos gastos de autónomo son 100% deducibles, pero se tiene que poder demostrar en una inspección de Hacienda que se han usado para el trabajo. O sea, el pintor tendría que poder demostrar que la estantería que está en su almacén es la que compró y se dedujo como gasto.Compra de bienes de inversión.
Cuando un autónomo compra algo para poder trabajar que se usará a lo largo de muchos años (por ejemplo un ordenador) no se considera un gasto, sino que se considera un bien de inversión. Tanto las compras como las reparaciones de los bienes de inversión son gastos deducibles. Se debe poder justificar que son equipos que se usan exclusivamente para desarrollar la actividad profesional. En este apartado conviene que nos detengamos para determinar qué es un Bien de Inversión: Son bienes de inversión los bienes corporales, muebles, semovientes o inmuebles que, por su naturaleza y función, estén normalmente destinados a ser utilizados por un período de tiempo superior a un año como instrumentos de trabajo o medios de explotación. No tienen la consideración de bienes de inversión:- Los accesorios, piezas de recambio y ejecuciones de obra para la reparación de bienes de inversión.
- Los envases y embalajes, aunque sean susceptibles de reutilización.
- Las ropas utilizadas para el trabajo por los sujetos pasivos o su personal.
- Cualquier otro bien de valor inferior a 3.005,06 euros ( a efectos de IVA) o 300 euros (a efectos de IRPF)
Dietas y desplazamientos
Dietas de comidas, incluyendo consumiciones realizadas en hoteles, bares, restaurantes y estaciones de servicio, aunque como siempre, cumpliendo unos requisitos.
Además tienen un límite, que se fija para las comidas y gastos de manutención:
La cantidad máxima que como autónomo puedes deducir de dietas en comidas son 26,67€/día si estás en España y 48,08€/día si estás en el extranjero. En caso de dormir fuera de casa, las cantidades se amplían a 54,34 € /día si es un desplazamiento nacional y 91,35 €/día si es internacional. O sea, que a partir de estas cantidades no se debe meter como gastos de dietas, porque no serán aceptados por Hacienda.
Requisitos para poder deducir las dietas:
- Tienen que tener relación con tu actividad.
- Los gastos deben producirse en los días laborables (no pueden ser en días festivos).
- Deben pagarse de forma electrónica (tarjeta de crédito) nunca en efectivo (para que quede constancia de ellos).
- Tienen que justificarse mediante una factura a tu nombre, no vale con un simple ticket.
- En caso de ser gastos de comidas, tienen que haberse realizado en un establecimiento con servicio de restauración y hostelería (un bar o un restaurante).
Gastos de asesoría y otros profesionales
Gastos necesarios para la actividad como son el asesoramiento legal, fiscal, mercantil, contable o laboral relacionados con la gestión de la actividad.
Los servicios prestados por abogados, notarios, consultores o auditores también son gastos deducibles.
Seguros
Todos los relacionados con la actividad profesional, como el seguro de responsabilidad civil o de vida. La tributación del seguro de vida se aplica en la declaración del IRPF como cualquier otro gasto deducible en tu actividad económica. Se deduce de tus ingresos y las cantidades a desgravar por póliza son de un máximo de 500 € al año.
También el seguro médico privado, igualmente con una limitación de 500 euros por cada persona de la unidad familiar.
Gastos financieros
Todos los gastos de comisiones de tarjetas, cuentas o transferencias o los intereses generados por préstamos y créditos directamente relacionados con la actividad económica.
Gastos derivados de la contratación de trabajadores
No solo son deducibles las nóminas y las cotizaciones a la Tesorería de la Seguridad Social, sino también los gastos por indemnizaciones, gastos de formación, dietas y desplazamientos.
Gastos de atención a clientes o proveedores
Se consideran gastos deducibles los gastos de merchandising y regalos que se entregan en nombre de la empresa, pero solo pueden sumar el 1% de la facturación y deberán llevar la imagen de la empresa o algo que identifique que no son compras para consumo propio.
Gastos de marketing y publicidad
Todo lo que se invierta en esto gastos para que el negocio crezca se considera deducible, tanto si es en medios digitales ( anuncios en Google) como en medios tradicionales (folletos o catálogos)
Página web y herramientas on line
Todos los gastos de diseño web para dar visibilidad al negocio son deducibles, desde el diseño y programación de la página web, hasta su actualización y mantenimiento, pasando por los gastos de hosting, compra de dominios y cuentas de email asociadas.
Igualmente son deducibles las herramientas necesarias para realizar la actividad, tales como programas de gestión, de monitorización del tiempo, de comunicación, gestión de redes sociales, etc.
Material de oficina.
Todo el material que sea necesario para llevar a cabo tu actividad (libretas, bolígrafos, carpetas…)
Vehículo
Con el tema de los gastos de vehículo de autónomo Hacienda es muy poco permisiva y es uno de las principales causas de inspección tributaria, razón por la cual tendremos que ser especialmente cuidadosos.
Solo vas a poder deducir el gasto real que esté afecto a la actividad. O sea, que ante Hacienda sólo podrás deducir aquellos gastos del coche que hayan sido únicamente causados por tu actividad de autónomo.
Si vas a intentar meter tus gastos personales en la deducción de tu vehículo de autónomo, no es tan fácil. Hacienda discute mucho los gastos. De hecho muchas veces, aunque el autónomo quiera meter los gastos del coche que sí corresponden solo a su actividad, Hacienda lo rechaza.
Deducir el IVA del coche de un autónomo
Este es un tema controvertido y que genera muchas dudas y diferentes respuestas incluso entre las distintas delegaciones de la Agencia Tributaria. El IVA es deducible al 100%, siempre que demuestres que el vehículo solo se utiliza al 100% para tu actividad como autónomo, y en ese caso todos los gastos del vehículo (la compra, la gasolina, el parking…) podrán incluirse al completo y desgravar el IVA. Esta parte está clara.
Pero, si por el contrario (y como sucede la mayoría de las veces) utilizas el vehículo como autónomo pero también haces uso de él en tu vida privada, entonces se entenderá como necesario para trabajar como máximo un 50% de los gastos que pagues. Es decir, la cantidad de IVA deducible se reduce a la mitad. Esto incluye gastos de combustible, reparaciones, revisiones de ITV, peajes, parkings y servicios de estacionamiento regulado. No obstante, esta deducción del 50% no es algo aceptado sin discusión. Si la Administración entiende que el trabajador usa el coche menos de la mitad del tiempo para trabajar, es decir, si le da un uso más personal que profesional, puede ajustar la deducción y aplicar un porcentaje inferior a ese 50%. Incluso podría determinar que no se puede desgravar nada, todo depende de las circunstancias concretas de cada caso y del criterio que se aplique desde la Agencia Tributaria, lo cual causa una gran inseguridad jurídica.
En resumen:
- Si eres un autónomo cuya actividad está relacionada con el transporte, y puedes demostrar una afectación exclusiva del vehículo a tu actividad, te puedes deducir el coche y sus gastos al 100% en el IVA.
- Si eres un autónomo que necesita un vehículo para trabajar, pero no dedicado a una actividad estrechamente vinculada con el transporte, podrías deducirte un 50% en el IVA pero teniendo en cuenta que Hacienda puede practicar ajustes en esta deducción si te hace una inspección.
Deducir el IRPF del vehículo de autónomo
Como no tengas un vehículo absolutamente necesario para trabajar no vas a poder deducir nada en el IRPF. Ni mantenimiento, ni reparaciones, ni gasolina, ni renting, ni nada… A no ser que sea un vehículo totalmente afecto al 100% no podrás deducir los gastos del vehículo de autónomo.
En caso de que puedas demostrarlo, podrás deducir el 100% de los gastos en el IRPF, pero eso sí, tendrás que aplicar la amortización del vehículo progresivamente. Los coches (al igual que otros inmovilizados materiales) tienen una vida útil, y con el tiempo, el valor del vehículo se va depreciando. Esto es normal por el uso, por la obsolescencia, por nuevas tecnologías en el mercado… El caso es que cada año pierde valor, y a eso se le llama amortización.
Hacienda deja que los autónomos puedan deducir los gastos del coche proporcionalmente durante la vida útil que esperan que tenga. Según las Tablas de amortización de Hacienda, vemos que los elementos de transporte tienen una vida útil máxima de 14 años y que se amortiza un 16% anual. Eso quiere decir que como máximo podrás estar 14 años amortizando en el IRPF un 16% anual.
Tipos de gastos deducibles de vehículos en el caso de que tengas derecho a deducción:
1. Gastos que SÍ son deducibles si haces uso de un coche siendo autónomo:
- Gasto de adquisición del vehículo:
- Compra
- IVA como bien de inversión, se puede meter todo el importe. Pero en IRPF se tiene que amortizar en los años que corresponda.
- Intereses de financiación de la compra del coche.
- Cuotas de renting
- IVA e IRPF según lo uses, si es 100% para trabajar podrás deducirlo igual que con la compra del coche.
- Compra
- Mantenimiento y reparaciones
- Combustible
- Seguro
- Gestoría para la compra y poner el vehículo a tu nombre
- ITV
- Tickets de parking
- Peajes
2. Gastos que NO son deducibles si haces uso de un coche siendo autónomo:
- Las multas: no son deducibles bajo ningún concepto.
- Gastos innecesarios: funda para el asiento, alerón de tuning, una luz de neón…
Otros gastos fiscalmente deducibles
Son aquellos gastos para los que Hacienda no contempla un apartado específico, y en ellos se incluyen los libros y suscripciones a revistas profesionales, asistencias a cursos, seminarios, congresos, eventos formativos y cuotas de pago a colegios profesionales o asociaciones empresariales.
¿Y qué pasa si no puedo justificar un gasto?
¿Y si solo tengo el ticket? ¿O si se me ha perdido la factura? ¿O si no puedo justificar la necesidad de las dietas ante Hacienda? Pues mucho cuidado con incluir estos gastos como deducibles.
Hacienda suele llevar a cabo inspecciones en las que comprueba que los autónomos puedan documentar los gastos que se han deducido en sus impuestos.. Pero si tienes una revisión y no puedes demostrarlo, la primera consecuencia es que ese gasto se descontará de tus impuestos presentados, así que tendrás que modificar las declaraciones de IVA y de IRPF y pagar más. La segunda consecuencia es que te puede caer un recargo de entre el 50% y el 150% del gasto, más la sanción y los intereses si así lo estima la Inspección.
¡OJO! Es importante deducir todos los gastos que puedas, pero más importante es deducirlos correctamente. Cuenta con nosotros para que te echemos una mano.
