Una factura proforma es un documento informativo que recoge todos los detalles relativos a la compraventa de bienes o servicios que posteriormente aparecerán en la factura. La factura proforma es un adelanto o resumen y no tiene validez fiscal o contable.
¿Qué elementos debe tener una factura proforma?
Te detallamos los elementos que deben aparecer en una factura proforma:
- Título: Debe aparecer que es una factura proforma
- Fecha de factura
- Datos del emisor
- Datos del receptor
- Descripción de los servicios o productos
- Base imponible
- IVA y retenciones a aplicar
- Total factura
- Sello o factura
¿Es necesario numerar las facturas proforma?
Cómo habrás podido observar, en los elementos que deben aparecer en una factura proforma, no hemos puesto las numeraciones, puesto que no es necesario al no tener valor fiscal y no se contabilizan.
¿Cómo paso de una factura proforma a una factura ordinaria?
La información de una factura proforma es prácticamente igual a la de una factura ordinaria. Cuando el cliente de apruebe la factura proforma, solo tienes que hacer lo siguiente para convertir en una factura de venta:
- Quita el título de proforma
- Añade la numeración correspondiente a la factura
- Actualiza la fecha de emisión
- Añade el método de pago por el que deseas que te paguen la factura
¿Cuál es la diferencia entre factura proforma y presupuesto?
A menudo se suele confundir la factura proforma con el presupuesto y es normal, porque a efectos comerciales y contables es lo mismo. La diferencia radica en que la factura proforma sí tiene validez jurídica. Es decir, si al enviar a un futuro cliente un presupuesto, surgiera algún problema legal, el presupuesto no tiene validez jurídica. Mientras que la factura proforma, si que tiene validez jurídica, pues es un documento que acredita un indicio de actividad y si surgen un conflicto legal podrás demostrar la propuesta que se iba acordar.
¿Qué usos se da a la factura proforma?
Es muy útil para presentar un borrador de la operación que se va a formalizar. Se emplea en los siguientes casos:
- Para el envío de ofertas comerciales entre vendedor y proveedor.
- Para detallar los términos en que se va a realizar la operación.
- Para acreditar una operación pendiente de realización en la que se está pendiente de la recepción del producto.
Por lo tanto, el rango diferenciador entre una factura ordinaria y una proforma, es la validez fiscal y contable. La factura proforma no es un documento válido de cara a la relación con Hacienda. También debes saber que, la factura proforma, al tratarse de un borrador de lo que será la operación, se emite antes que la factura ordinaria. Esta factura ordinaria será la que se registre en la contabilidad del proveedor y la que se declara como ingreso en tu contabilidad.
A la hora de realizar las facturas, y, por lo tanto, la contabilidad, puede que haya aspectos que te generen dudas para llevar tu contabilidad adecuadamente, ante esto, lo mejor es que acudas a un gestor especializado y te dé las claves según tu tipo de negocio y las pautas que debes seguir para llevar adecuadamente la contabilidad de la empresa. Debes prestar mucha atención a estos aspectos para evitar posibles incidencias posteriores.
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